מדריך למשתמש – כל מה שרצית לדעת
מדריכים למשתמש חשובים מאוד עבור משתמשים המבקשים להבין מוצרים ותהליכים. לפעמים הם אפילו יידרשו על פי חוק מחברה למכור את מוצריה ללקוחות. לעתים קרובות לקוחות יפנו למדריך למשתמש שלך לפני שהם פונים לצוות תמיכת הלקוחות שלך, כך שלמדריך שלך יש פוטנציאל לחסוך לך כסף בעלויות התמיכה. שווה להשקיע זמן ומאמץ משמעותיים במדריך למשתמש שלך כדי שתוכל לספק את חווית הלקוח הטובה ביותר שאפשר. בפוסט זה, נבחן את ההגדרה של מדריך למשתמש, שיטות עבודה מומלצות לכתיבת מדריך, וכמה דוגמאות לתוכנות שבהן תוכל להשתמש כדי לכתוב את המדריך שלך.
מה זה מדריך למשתמש?
מדריך למשתמש הוא מסמך המסופק למשתמש המסייע בשימוש במערכת, מוצר או שירות מסוים בצורה חלקה. זה ידוע גם כמדריך הוראות או מדריך למשתמש. מסמכים כאלה מכסים מידע מפורט על פעולות, תקנים והנחיות, מדריכים לפתרון בעיות, פונקציות ועוד. מדריכים למשתמש מכילים בדרך כלל הוראות שלב אחר שלב המנחות את המשתמשים כיצד להשתמש במוצר שלך ופתרון בעיות פוטנציאליות למקרה שמשהו ישתבש. זה לא בהכרח אמור להיקרא מכסה לכריכה, והוא צריך להכיל תוכן עניינים ואינדקס כדי לעזור ללקוחות למצוא את הסעיף הרלוונטי לנושא שלהם. הוא צריך להכיל מדריך לתחילת העבודה בתחילת המדריך כדי שלקוחות יוכלו להתעדכן במהירות. זה יכול להימסר כמודפס או מקוון, או שילוב של שניהם.
סוגי מדריכים למשתמש
ישנם מספר סוגים שונים של מדריכים שעליך לקחת בחשבון כאשר אתה מתחיל בתקשורת הטכנית שלך.
- מדריך הוראות- מדריך הוראות מכיל הוראות בסיסיות המסבירות למשתמשים כיצד להשתמש במוצר בצורה הטובה ביותר.
- מדריך הדרכה- מדריך הדרכה הוא קבוצה של הוראות המספרות למשתמשים כיצד לבצע עבודה, תהליך או משימה.
- מדריך שירות- מדריך שירות הוא קבוצה של הוראות המנחות את המשתמשים כיצד לשמור על הפעלת מכונות בנקודות שונות בחייו.
- מדריך למשתמש- כאמור, מדריכים למשתמש הם מסמכי תקשורת טכניים המסייעים למשתמשים בתפעול המוצר.
- מדריך הפעלה- מדריך הפעלה הוא התיעוד של המידע של החברה שלך כולל תפקידים, אחריות ותהליכים.
- מדריך מדיניות ארגונית- מדריך למדיניות ארגונית מתעד את המדיניות, הנהלים והשיטות המומלצות של החברה.
- מדריך נהלי הפעלה (SOPs) סטנדרטיים- מספק הנחיות ברורות המספרות לחברי ארגון כיצד לבצע השלמת תהליכים מסוימים.
לא משנה איזה סוג של מדריך אתה כותב, ישנם כמה נושאים נפוצים שאתה יכול לעקוב אחריהם בעת כתיבת התיעוד שלך.
מה הופך מדריך למשתמש לטוב?
- שפה פשוטה- אל תשתמש בפרוזה פרחונית בעת כתיבת מדריך למשתמש שלך. הכתיבה שלך צריכה להיות ברורה, פשוטה וקלה להבנה, ללא צורך במילון כדי לעבור. השתמש במשפטים ובמילים קצרות כדי להפוך את הטקסט שלך לנגיש. אם אתה צריך להשתמש במונח טכני, הקפד להגדיר אותו או לקשר למילון מונחים.
- ויזואלי- ללא ויזואליות, מדריך המשתמש שלך בסופו של דבר יהיה קיר ארוך של טקסט ללא שום דבר שיפרק אותו או ימשוך את תשומת הלב של המשתמשים שלך. בדרך זו, הרבה מדריכי משתמש יכולים להיות, ובכן, משעממים לקריאה. הפוך את התיעוד שלך לאינטראקטיבי על ידי הוספת תמונות, דיאגרמות וסרטונים רלוונטיים עבור המשתמשים שלך לעסוק בהם. הבהירו לאיזה שלב בהוראות התמונות החזותיות שלכם מתייחסות כדי שהמשתמשים יוכלו להבין אותן.
- מבנה היררכי לוגי- המשתמשים שלך צריכים להיות מסוגלים לחפש במדריך למשתמש שלך באמצעות תחושת מבנה מוגדרת מראש כדי להנחות אותם. התוכן שלך צריך להיות בעל מבנה היררכי לוגי שיהיה הגיוני למשתמשים כאשר הם מחפשים מידע.
- תוכן שניתן לחיפוש- באופן אידיאלי אתה צריך להפוך את התוכן שלך לחיפוש עבור משתמשים על ידי אספקתו כבסיס ידע מקוון עם סרגל חיפוש ברור ובולט. סרגל החיפוש שלך אמור לחזות את המונחים שהמשתמשים שלך מקלידים ולחפש גם את הכותרת וגם את תוכן הגוף של המאמרים שלך.
- נושאים ברורים ומאמרים רלוונטיים- עליך לארגן את התוכן שלך לנושאים ברורים שהגיוניים עבור המאמרים הכלולים בהם. לא אמורים להיות לך יותר מדי נושאים לתיעוד שלך או שזה יכול להיות מכריע עבור המשתמשים, ובאותו הזמן אין לך יותר מדי רמות של נושאי משנה או שהתיעוד שלך יכול להיות קשה לחדור.
- משוב וסקירות- חפש באופן פעיל משוב מהמשתמשים שלך על מדריך המשתמש שלך ולקח בחשבון את השיפורים שהציעו להם. גלה אם המשתמשים שלך באמת מצליחים עם המדריך שלך והאם הוא מאפשר להם לפתור את הבעיות שלהם.
כיצד ליצור מדריך למשתמש
- זהה את המשתמשים- הדבר הראשון שעליך לעשות בעת כתיבת מדריכי המשתמש שלך הוא לזהות בדיוק מי הם המשתמשים שלך – דמוגרפיה, הצרכים, הבעיות והדרישות שלהם מלכתחילה. גילוי מי הקהל שלך אומר לך כמה פרטים עליך לכלול במדריך למשתמש שלך ואת הדרך שבה עליך להציג את התוכן שלך.
- התמקד בבעיה- כל המדריכים למשתמש נועדו לפתור בעיה עבור המשתמשים. עליך לברר מהן הבעיות הללו כדי ליצור מדריך שימושי באמת, ולפתור את הבעיה בעזרת ההוראות שלך. כמובן, אם יש בעיה מושרשת עמוק במוצר עצמו, יש לתקן זאת במקום לספק פתרונות מעקפים בתיעוד.
- השתמש בצעדים עוקבים לפי הסדר- יש לחלק את ההוראות שלך לשלבים עוקבים המוצגים לפי הסדר כרשימה ממוספרת. נסה לארגן אותו כך שהמשימה הקלה ביותר לביצוע תוצג תחילה. שמור על נקודה אחת בלבד בכל שלב כדי להקל על המשתמשים שלך לבצע את ההוראות. ספר למשתמשים שלך איך תיראה המשימה שהושלמה לפני שהם עוברים לשלב הבא.
- מפה את מסע המשתמש- ערכו מחקר על האופן שבו המשתמשים באמת משתמשים במוצר שלכם כדי שתוכלו לייצר את התיעוד המתאים שילווה כל נקודת מגע במסע המשתמש. המטרה המהותית היא לראות את המוצר מנקודת מבטו של המשתמש ולהבין בדיוק איך הוא מקיים אינטראקציה עם המותג שלך. חלק ממיפוי מסע המשתמש שלך הוא לזהות בדיוק איזו בעיה או מטרה יש למשתמש בעת השימוש במוצר שלך. ייתכן שתצטרך לחלק את המשתמשים שלך לפלחים שונים מכיוון שלמשתמשים עשויות להיות סיבות שונות לשימוש במוצר שלך.
- בחר תבנית- כדי לשמור על עקביות התיעוד שלך, חשוב לפתח קבוצה של תבניות שבהן תוכל להשתמש כדי לכתוב את התוכן שלך. התבנית שלך צריכה להיות ברורה וקלה למעקב, ולכלול את הרכיבים החיוניים הדרושים לכל מסמך. התבנית שלך יכולה לכלול: מקום להקדמה, סעיפים ותתי סעיפים, שלבים עוקבים, אזהרות וקריאות, מקום למסקנה. הקפד לציין גודל גופן, ניגודיות טקסט לרקע, והשתמש בקידוד צבע באופן עקבי.
- כתוב תוכן פשוט וקל למעקב- אם ביצעת את השלבים הקודמים ואתה מבין את המשתמשים שלך וכותב בצורה ברורה ומשכנעת, התוכן שלך צריך להיות פשוט וקל למעקב. ערוך בקפדנות את התיעוד שלך כדי לייעל את התוכן שלך וודא שהוא כולל רק את האלמנטים החיוניים ביותר שמשתמשים צריכים כדי להשלים משימה. כל שלב בהוראות שלך צריך לכלול רק משימה אחת כדי שהמשתמשים יוכלו לעבור על התיעוד שלך שלב אחר שלב מבלי להתבלבל.
- התייחסו לכל המשתמשים כהדיוטות- אל תניח שלמשתמשים שלך יש רקע טכני, השפה שאתה בוחר צריכה להתייחס למשתמשים כאילו הם הדיוטות, תוך הימנעות מכל הז'רגון והמונחים המקצועיים, אלא אם כן הכרחי. עדיף להניח שהמשתמשים שלך לא יודעים דבר על המוצר ולהיות מפורשים ככל האפשר בתיעוד שלך.
- בדוק הוראות לצד המוצר באמצעות משתמשים תמימים- לאחר שכתבת את המדריך למשתמש שלך, עליך לשלוח הודעה אם זה עובד על משתמשים שמעולם לא השתמשו במוצר שלך לפני כן. רשום היכן משתמשים נתקעים בתיעוד שלך ושנה את התוכן שלך בהתאם. משתמשים צריכים להיות מסוגלים לעשות שימוש בתיעוד שלך מבלי לפנות לתמיכה. עליך לספק את כל מה שהם צריכים לדעת במדריך שלך.
- בניית תוכן תוך שימוש בגישה מעשית-בעת כתיבת מדריך למשתמש, הקפד לכלול דוגמאות מעשיות לצד ההוראות שלך כדי להראות למשתמשים את התוצאות שהם יכולים לצפות לראות אם הם ישלימו את המשימה. ההוראות שלך צריכות להסביר בבירור מה המשתמשים יראו או ישמעו וכל משוב שהם עשויים לקבל מהמוצר.
- הסבירו מוקדם סמלים, אייקונים וקודים- ייתכן שיהיה עליך להשתמש בסמלים, סמלים וקודים בתיעוד שלך כדי לייצג מידע מסוים. ודא שאתה מסביר אותם מוקדם כדי שהמשתמשים לא יישארו מגרדים את הראש.
בהצלחה.